Business Intelligence en el proceso comercial en tu centro educativo

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Decisiones basadas en inteligencia de negocio, inteligencia de los datos o big data son conceptos que a menudo manejamos en el ámbito empresarial. ¿Pero qué tal si ahora aplicamos este concepto al proceso de gestión comercial de una entidad educativa?

 

La inteligencia comercial reúnen un conjunto de acciones que las empresas utilizan para recabar, en primer lugar, información sobre el medio a través de datos. Esa información será después analizada y transformada en conocimiento que usaremos de manera eficaz a la hora de tomar decisiones estratégicas exitosas.

 

La tecnología ha facilitado la aplicación de la inteligencia comercial a través de herramientas y plataformas de inteligencia de negocios (business intelligence) destinadas a la recogida, filtrado y análisis de información. Estas medidas han reducido enormemente los tiempos de trabajo y los costes fijos en los negocios. Las entidades educativas tienen ante sí el reto de utilizar la inteligencia comercial en sus procesos de marketing a través de la automatización y aplicación de variables educativas a las acciones de captación.

 

Para las escuelas, las universidades o cualquier centro de formación, la implementación de una iniciativa de Inteligencia de Negocios y análisis permite a los equipos de trabajo encargados, aprovechar la información de manera rápida y sencilla, toma de decisiones basada en datos objetivos. Un ejemplo. ¿Qué posibles personas son más proclives a comprar mi formación dependiendo de la provincia en que viven? ¿Cómo debo hacer las comunicaciones comerciales a alumnos de ciertos países o regiones? ¿Qué probabilidad de compra tienen personas que han cursado ciertas titulaciones con respecto a otras?

 

Para aplicar la inteligencia en el proceso comercial lo ideal es dotar a los equipos de herramientas que permitan conocer los diferentes perfiles con los que se trabaja (segmentación) y a su vez llegar al mayor número posible de interesados. “Lo que llamamos en marketing educativo segmentación de ‘leads’. Lo ideal es llegar a un mayor número de personas, claro está, pero dándoles una información y una atención personalizada”, aclara Lucía López, Directora de Promoción del Departamento de Postgrado de la Universidad Francisco de Vitoria.

 

Entre las reticencias que pueden surgir, destaca la de que los resultados no se ven de manera inmediata puesto que se trata de inversiones a largo plazo. Así lo explica Lucía López: “Implantar por ejemplo un CRM (customer relationship management) tiene un período de ajuste de diseño y de flujos de seguimiento comercial que dura entre 6 meses y un año. A esto se añade que la rentabilización de la herramienta puede darse en unos cinco años, por lo que la inversión económica inicial es importante. Hay que atreverse, ser valiente y pensar en resultados a largo y no a corto plazo”.

 

 

 

Pablo de la Cueva, experto en Desarrollo de Negocio en INNEDU, incide en la detección de los procesos comerciales desestructurados por parte de las entidades educativas. “Existe un desconocimiento sobre cómo sacar partido a un CRM, o de dónde se obtienen los leads y, sin embargo, se sigue creyendo que no se cometen errores y los procedimientos son los correctos”.

 

En la medida en que las posibilidades de inversión de las instituciones educativas lo permitan, existen soluciones tecnológicas, tales como los CRM o los ERP (enterprise resource planning), que se ajustan a los procesos comerciales y de admisión, y que resultan de gran utilidad para simplificar los procesos comerciales.

 

La primera labor de los equipos encargados del centro será realizar una búsqueda exhaustiva para encontrar la solución que mejor se ajuste a su modelo de negocio. La externalización de este tipo de investigaciones puede resultar útil, dependiendo del volumen de trabajo o del conocimiento en tecnología comercial que tengan los profesionales de los departamentos de admisión o de marketing y ventas.

 

Resumiendo ¿Qué hace falta para aplicar la inteligencia comercial  en el sector educativo?

  • Dotar a los equipos de herramientas de recopilación de analítica, que permitan conocer los diferentes perfiles con los que se trabaja para llegar al mayor número posible de interesados.
  • Reflexionar sobre las inversiones: si se van a implantar herramientas tipo CRM (customer relationship management) estas deben ser diseñadas y orientadas hacia objetivos concretos y considerar que tienen un período de ajuste de unos 6 meses.
  • Detección, alerta y corrección de procesos comerciales desestructurados ¿cómo gestionamos las objeciones de los clientes en una llamada de teléfono?.
  • Desarrollar y/o rencaminar la estrategia de captación adecuada considerando la estacionalidad del mercado y tiempos a mediano plazo. Las improvisaciones cuestan caro en el mercado educativo.

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